Wo liegt im Hotelalltag heute tatsächlich der grösste Hebel für Digitalisierung und Künstliche Intelligenz? Nicht zwingend dort, wo das nächste neue Tool verspricht, möglichst viel zu automatisieren. Häufig beginnt der Nutzen viel früher: bei wiederkehrenden Aufgaben, Medienbrüchen und Wissen, das zwar vorhanden ist, aber im entscheidenden Moment nicht schnell genug verfügbar ist.

Genau dieses Bild zeigte sich am Praxisanlass von Digital Hotels Ostschweiz vom 11. August 2026. Die Rückmeldungen aus den teilnehmenden Betrieben liefern kein repräsentatives Branchenbild, aber ein konkretes Stimmungsbild aus der Praxis – und damit eine wertvolle Grundlage dafür, wo wir genauer hinschauen sollten.

Der grösste Zeitfresser liegt oft im Postfach

65,5 Prozent der Antwortenden nannten Gästeanfragen und E-Mails als besonders zeitintensiv. Das überrascht auf den ersten Blick kaum. Entscheidend ist jedoch, was dahintersteckt: Viele Anfragen ähneln sich, Informationen müssen zusammengesucht werden, Antworten werden immer wieder neu formuliert und Sonderfälle verlangen trotzdem menschliche Beurteilung.

Damit wird Gästekommunikation zu einem guten Beispiel dafür, wie KI im Hotel sinnvoll eingesetzt werden kann. Nicht indem sie den Kontakt zum Gast übernimmt, sondern indem sie Mitarbeitende bei wiederkehrenden Schritten unterstützt: Anfragen strukturieren, relevantes Hotelwissen bereitstellen, Antwortentwürfe vorbereiten und Fälle erkennen, bei denen eine persönliche Entscheidung nötig ist.

55,2 Prozent nennen Papier und Excel als Reibungsverlust

Noch grundlegender ist ein zweiter Befund: 55,2 Prozent nannten Papier- und Excel-Lösungen als Reibungsverlust im Alltag. Gleichzeitig gaben 44,8 Prozent an, dass Systeme nicht oder nur ungenügend miteinander verbunden sind.

Das ist für die Einordnung von KI zentral. Wenn Informationen mehrfach erfasst, aus verschiedenen Dateien zusammengesucht oder zwischen Systemen manuell übertragen werden müssen, entsteht der Aufwand nicht primär wegen fehlender KI. Das Problem liegt zuerst im Prozess und im Datenfluss.

Wer an dieser Stelle sofort automatisiert, riskiert, einen unnötig komplizierten Ablauf lediglich schneller zu machen. Deshalb gilt für uns: Prozess vor Tool. Standardisieren vor Automatisieren. Verlässliches Wissen vor KI.

Drei Fragen vor jedem KI-Projekt

Bevor ein Hotel einen neuen KI-Anwendungsfall startet, lohnt sich eine einfache Prüfung. Erstens: Wo wiederholen Mitarbeitende heute dieselben Arbeitsschritte immer wieder? Zweitens: Wo werden Informationen gesucht, kopiert oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen? Drittens: Welche Informationen müssen verlässlich, aktuell und für Mitarbeitende wie auch für KI jederzeit verfügbar sein?

Erst wenn diese drei Punkte geklärt sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, ob KI überhaupt der richtige nächste Schritt ist – und wenn ja, an welcher Stelle sie konkret entlasten kann.

Was daraus bei Digital Hotels Ostschweiz folgt

Aus den Rückmeldungen des Praxisanlasses ist deshalb nicht einfach eine Liste möglicher Tools entstanden. Ein konkretes Pilotfeld wurde priorisiert: die Gästekommunikation. Dort analysieren wir gemeinsam mit Hotelbetrieben zuerst reale Abläufe und Falltypen, bevor eine technische Lösung bewertet oder getestet wird.

Dasselbe Prinzip fliesst in den Digital Hotels Showroom & Lab in Arbon ein. Die zentrale Frage lautet nicht «Welche KI ist neu?», sondern: «Welcher betriebliche Reibungsverlust soll reduziert werden – und was braucht es dafür wirklich?»

Der eigentliche KI-Hebel ist oft unspektakulär

Für kleine und mittlere Hotelbetriebe liegt der grösste Nutzen häufig nicht in spektakulären Zukunftsszenarien. Er liegt in vielen kleinen Verbesserungen: weniger Suchen, weniger Doppelerfassung, weniger wiederkehrende Schreibarbeit und klarere Entscheidungen darüber, wo der Mensch bewusst eingebunden bleibt.

Genau dort entsteht am Ende mehr Raum für echte Gastfreundschaft.

Hinweis zur Datengrundlage: Die genannten Werte stammen aus der Mentimeter-Befragung am Praxisanlass von Digital Hotels Ostschweiz vom 11. August 2026. Je nach Frage lagen 26 bis 31 Antworten von 36 möglichen vor; Mehrfachnennungen waren möglich. Die Ergebnisse sind als Praxis- und Stimmungsbild der teilnehmenden Betriebe zu verstehen, nicht als repräsentative Statistik der Ostschweizer Hotellerie.